Σε κάθε Σωματείο η εξελεγκτική Επιτροπή αποτελεί ένα όργανο το οποίο σε ταχτικά διαστήματα καλείται να ελέγξει την κατάσταση των οικονομικών εν αρμονία με το καταστατικό, τις αποφάσεις του Διοικ. Συμβουλίου, την νομοθεσία περί Συλλόγων αλλά και των φοροτεχνικών ορισμών.
Δυστυχώς η μέχρι τώρα εμπειρία μου δεν μου επιτρέπει να πω ότι τηρούνται όλα τα παραπάνω. Οι παραλήψεις σε μερικές εκθέσεις Ελεγκτικών Επιτροπών είναι σε τέτοιο βαθμό που εκτός του ΔΣ κινδυνεύουν και τα μέλη της ΕΕ να κατηγορηθούν για εξαπάτηση.
Γ αυτόν τον λόγο παραθέτω παρακάτω μία λίστα πως πρέπει να γίνει ο έλεγχος Ταμείου. Ακολουθεί ένα σχέδιο έκθεσης.
Checkliste zur Kassenprüfung
Anlagevermögen
– Gibt es ein Sachanlageverzeichnis? Vermögensliste?
– Sind dort ausschließlich nicht geringwertige Wirtschaftsgüter verzeichnet (Anschaffungswert über 1000,00 Euro)?
– Gibt es eine Aufstellung über das Finanzvermögen (z.B. Wertpapiere, Beteiligungen) des Vereins?
– Sind Zu- und Abgänge korrekt erfasst, insbesondere Veräußerungserlöse?
Bankkonten
– Stimmen die Salden mit den Kontenblättern überein?
– Gibt es ungewöhnliche Kontenbewegungen?
– Sind vor allem größere Kontoumsätze in den Büchern erfasst (Stichproben)?
Kasse
– Stichprobenartiger Abgleich zwischen Kassenbuch und Belegen
– Stimmen die Kassenbestände mit dem Kassenbuch überein?
Buchführungsvorschriften
– Wurden die Geschäftsvorfälle zeitlich korrekt zugeordnet (Wirtschaftsjahr)?
– Sind die Buchungen nachvollziehbar?
– Wurden die Belege den sachlich angemessenen Konten zugeordnet?
Finanzplanung/Budgets
– Wurden ein eventuell bestehender Haushaltsplan eingehalten?
– Wurden einzelne Budgets eingehalten?
– Ist der Verein langfristig zahlungsfähig?
– Wurden die Mittel sparsam und sachlich korrekt verwendet (keine vereinsfremden Zwecke)?
Forderungen/Verbindlichkeiten
– Sind offene Forderungen/Verbindlichkeiten separat erfasst?
– Sind Forderungsausfälle erfasst und begründet?
Lohnabrechnung / Honorare
– Liegen ausreichende Abrechnungen vor?
– Wurden Steuern und Sozialbeiträge abgeführt
– Liegen die erforderlichen Anmeldungen zur Sozialversicherung vor?
– Wurde bei geringfügigen Beschäftigungen die Grenzen (520,-Euro) eingehalten?
– Entsprechen steuerfreie Aufwandsentschädigungen den Vorschriften (Art der Tätigkeit, Minijob, freiberuflich o.a.)
Aufwandsersatz
– Liegen bei Aufwandsersatz für Mitglieder ausreichende Belege vor?
– Wurden angesetzte Pauschalen (z.B. Kilometerpauschale) eingehalten?
Mitgliedsbeiträge
– Sind entsprechend der Mitgliederliste die Mitgliedsbeiträge/Umlagen usf. eingezahlt?
– Wurden Rückstände angemessen einfordert?
Spenden
– Wurden die Spenden separat erfasst (eigenes Konto/Verzeichnis)?
– Liegen Kopien der Spendenbescheinigungen vor?
Zuschüsse
– Ergibt sich aus den Zuwendungsunterlagen eine sachgemäße Mittelverwendung?
– Liegen Verwendungsnachweise vor?
steuerliche Zuordnung/Gemeinnützigkeit
– Wurden die Einnahmen und Ausgaben korrekt den steuerlichen
Bereichen zugeordnet?
– Bestehen unzulässige Rücklagen?
– Wurden die Mittel ausschließlich für satzungsgemäße Zweck verwendet?
– Liegt ein gemeinnützigkeitsgefährdendes Übergewicht der wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe vor?
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BERICHT:
Kassenprüfung des Vereins: ………………………………………………………………
Kassenprüfer: ……………………………………………………………………………….
Prüfungsperiode……………………………………………………………………………….
Prüfer: …………………………………………………………………………………………
1.
Zur Prüfung lagen folgende Unterlagen vor:
-Die vollständigen Kontoauszüge für die nachstehenden Bankkonten des Vereins mit allen zugehörigen Überweisungs-, Einzahlungs- und Auszahlungsbelegen:
Konto-Nr. Name der Bank, BLZ Auszüge Nr.:
vom …. Bis ……
Konto-Nr. Name der Bank, BLZ Auszüge Nr.:
vom….. bis …….
-Das Kassenbuch für den Zeitraum von…. Bis … und die zugehörigen Belege.
-Die Buchführung des Vereins für das (die) o.g, Jahr (e) erfolgte in folgender Form.
Buchführung
mit Summen- und Saldenliste, entsprechend dem Journal JA ( ) NEIN( )
EDV-Buchführung, eingesetzte Software: ……………………..
Summen- und Saldenliste/Abschlussbuchungen JA ( ) NEIN ( )
Anlagenverzeichnis JA ( ) NEIN ( )
Die Buchführung wurde manuell erstellt. JA ( ) NEIN ( )
Die entsprechenden Buchungsunterlagen wurden zur Verfügung gestellt.
-Der Jahresabschluss wurde über eine Einnahmen-Ausgaben-Überschussrechnung
festgestellt. JA ( ) NEIN ( )
-Die Bilanz und der Bericht des Steuerberaters lagen vor. JA ( ) NEIN ( )
-Die Kassenberichte/Finanzstatus lagen vor. JA ( ) NEIN ( )
-Sonstige eingesehene Unterlagen: ………………………………………………..
- Die Unterlagen wurden von den Kassenprüfern in der Zeit vom…..bis …….. eingesehen, in Stichproben geprüft und mit den vorgelegten Ergebnissen des Jahresberichts des Vorstandes verglichen.
Ergebnis der Prüfung:
-Die auch im Jahresbericht aufgeführten Geldbestände (Konten/Barkasse) stimmen mit den Salden der eingesehenen Kontoauszüge überein. JA ( ) NEIN ( )
-Das Aktivvermögen des Vereins wurde zutreffend dargestellt u. erfasst.JA ( )NEIN( )
-Es ergeben sich keine (folgende) Beanstandungen…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
-
Belege / Rechnungen / Quittungen
-Die Belege konnten zugeordnet werden, die Einnahmen und Ausgaben wurden
ordnungsgemäß und in zutreffender Höhe verbucht. JA ( ) NEIN ( )
-Es ergeben sich Beanstandungen in folgendem Umfang: …………………………….. - Es wird vorgeschlagen, dem Vorstand wie folgt Entlastung zu erteilen:
O in uneingeschränktem Umfang
O in eingeschränktem Umfang wegen: …………………………………………………
O Teilentlastung für alle Vorstandsmitglieder mit Ausnahme vom Herrn/Frau …………………………………………………………………………………………………..
O Eine Entlastung wegen der Prüfungsfeststellungen nicht zu erteilen, der Vorstand wurde hierüber bereits am (Datum) vorab informiert.
- Ergänzende Hinweise/Änderungsvorschläge: ……………………………………………..
Ort ………………………. Datum …………………………….
Name, Anschrift und Unterschrift der Kassenprüfer
…………………………………………………………….
